Car Pooling untuk
Mobilitas Perusahaan
Car Pooling SMART adalah jasa pengelolaan kendaraan operasional perusahaan dalam satu armada bersama. Booking, penugasan sopir, kesiapan kendaraan, dan biaya perjalanan dikoordinasikan sesuai kebijakan perusahaan.
Ruang Lingkup Layanan
Managed Corporate Car Pool adalah pengelolaan mobil penumpang operasional sebagai armada bersama yang dipesan sesuai kebutuhan. SMART dapat membantu mengelola kendaraan milik klien, kendaraan rental, atau gabungan keduanya.
Satu armada untuk berbagai kebutuhan
Perjalanan dinas, kunjungan pelanggan, penjemputan tamu, dan kebutuhan karyawan dikoordinasikan melalui proses permintaan serta penugasan yang jelas.
Pengelolaan tetap mengikuti kebijakan perusahaan
Perusahaan menetapkan hak penggunaan, prioritas perjalanan, persetujuan anggaran, serta target pelayanan. SMART menjalankan cakupan operasional yang disepakati.
Pilih Model Pengelolaan
Kendaraan tidak harus milik SMART. Model dipilih berdasarkan kondisi armada dan kebutuhan organisasi.
Pengelolaan Saja
Kendaraan milik perusahaan klien. SMART mengelola permintaan, penugasan, sopir, dan kesiapan kendaraan sesuai cakupan kerja.
Rental + Pengelolaan
Kendaraan disediakan melalui rental SMART, sekaligus dikelola untuk mendukung operasional perusahaan.
Hybrid
Gabungkan kendaraan milik klien dan kendaraan rental dalam satu pengelolaan armada, dengan pembagian tanggung jawab yang jelas.
Cakupan Pengelolaan yang Dapat Disepakati
| Area | Ruang Lingkup SMART |
|---|---|
| Permintaan kendaraan | Menerima booking, memeriksa persetujuan, dan menentukan prioritas sesuai kebijakan. |
| Penugasan kendaraan & sopir | Mengalokasikan kendaraan dan sopir berdasarkan jadwal, lokasi, kapasitas, dan kebutuhan perjalanan. |
| Pengelolaan sopir | Mengatur shift, absensi, lembur, standar pelayanan, dan evaluasi sesuai cakupan kontrak. |
| Kesiapan kendaraan | Mengatur pemeriksaan harian, kebersihan, jadwal servis, serta koordinasi penanganan kerusakan. |
| Kontrol perjalanan | Mencatat tujuan, waktu, kilometer, penumpang, serta penyelesaian perjalanan. |
| Kontrol biaya | Memantau BBM, tol, parkir, lembur, serta pembebanan biaya per departemen. |
| Pelaporan & pelayanan | Menyajikan penggunaan kendaraan, biaya, keluhan, dan capaian target pelayanan atau SLA. |
Cakupan final, penempatan personel, penggunaan sistem, dan pembagian tanggung jawab ditetapkan dalam penawaran serta kesepakatan layanan.
Alur Car Pooling dari Booking sampai Pelaporan
- 1
Karyawan booking
Pemohon menyampaikan tujuan, jadwal, peserta, dan kebutuhan kendaraan.
- 2
Atasan menyetujui
Persetujuan mengikuti kewenangan dan kebijakan penggunaan perusahaan.
- 3
Dispatcher menugaskan
Koordinator mengalokasikan kendaraan serta sopir yang sesuai.
- 4
Sopir menjalankan perjalanan
Penjemputan dan perjalanan mengikuti penugasan yang dikonfirmasi.
- 5
Perjalanan ditutup
Waktu, kilometer, serta bukti biaya dicatat untuk penyelesaian.
- 6
Biaya dialokasikan
Biaya dibebankan ke departemen atau cost center sesuai kesepakatan.
Contoh Penerapan di Perusahaan
Ilustrasi: 20 mobil dan 15 sopir
Sebuah perusahaan memiliki 20 mobil penumpang dan 15 sopir. Permintaan kendaraan selama ini masuk melalui WhatsApp ke tim GA. Dengan pengelolaan Car Pooling, kebutuhan tersebut dapat dipusatkan melalui koordinator atau dispatcher dan sistem booking yang disepakati.
Peran SMART
Menjalankan booking, mengatur kendaraan dan sopir, memantau kesiapan unit, mencatat biaya, serta menyampaikan laporan bulanan sesuai ruang lingkup layanan.
Peran Perusahaan
Menetapkan kebijakan penggunaan, memberi persetujuan perjalanan dan anggaran, serta menyepakati target layanan dengan pengelola.
Angka di atas merupakan contoh skenario, bukan data pelanggan atau jumlah armada SMART.
Pelayanan yang Bisa Diukur
Target SLA dan cara perhitungan indikator ditetapkan bersama. Pemantauan membantu menilai kebutuhan serta perbaikan layanan.
Ketepatan Penjemputan
Proporsi penjemputan sesuai waktu yang disepakati.
Pemenuhan Booking
Permintaan yang dapat dipenuhi dibandingkan booking yang telah disetujui.
Kesiapan Kendaraan
Ketersediaan unit siap digunakan dibandingkan kebutuhan atau rencana armada.
Utilisasi Armada
Pola penggunaan unit dan waktu kendaraan tidak digunakan.
Biaya per Perjalanan
Pengeluaran perjalanan dengan dasar biaya dan pembebanan yang disepakati.
Keluhan Pengguna
Jumlah, jenis, dan waktu penyelesaian keluhan layanan.
Struktur Biaya yang Transparan
Management Fee
Biaya pengelolaan bulanan disusun berdasarkan skala armada, lokasi pool, jam operasional, dan cakupan tanggung jawab.
Personel & Sistem
Kebutuhan dispatcher, koordinator, sopir, serta sistem booking dan pelaporan dinyatakan terpisah atau sebagai bagian paket.
Kendaraan & Operasional
Sewa tambahan, BBM, tol, parkir, dan lembur perlu dinyatakan jelas: termasuk paket atau ditagihkan sesuai realisasi.
Pertanyaan Sebelum Pemesanan
Apa yang dimaksud Car Pooling dalam layanan ini?
Car Pooling adalah pengelolaan kendaraan operasional perusahaan sebagai armada bersama yang dipesan sesuai kebutuhan. Menggabungkan beberapa penumpang dalam satu perjalanan dapat menjadi salah satu pengaturan, tetapi bukan satu-satunya bentuk layanan.
Apakah kendaraan harus disediakan SMART?
Tidak. Modelnya dapat berupa pengelolaan kendaraan milik perusahaan klien, rental sekaligus pengelolaan, atau hybrid yang menggabungkan kendaraan klien dan kendaraan rental.
Siapa yang menyetujui penggunaan kendaraan dan anggarannya?
Perusahaan klien tetap menetapkan kebijakan penggunaan serta kewenangan persetujuan. SMART menjalankan pengelolaan dan penugasan sesuai aturan serta ruang lingkup yang disepakati.
Apa saja yang bisa dikelola SMART?
Cakupan dapat mencakup booking, dispatcher, kendaraan dan sopir, kesiapan unit, kontrol perjalanan, pemantauan biaya, penanganan keluhan, serta pelaporan SLA. Detail akhirnya mengikuti penawaran dan kontrak layanan.
Apakah biaya BBM, tol, parkir, dan lembur termasuk paket?
Komponen tersebut harus dinyatakan pada penawaran. Biaya dapat termasuk dalam paket atau ditagihkan berdasarkan realisasi sesuai kesepakatan.
Bagaimana mengukur keberhasilan pengelolaan?
Indikator dapat meliputi ketepatan penjemputan, pemenuhan booking, kesiapan kendaraan, utilisasi, biaya per perjalanan, dan keluhan pengguna. Target serta cara perhitungannya ditetapkan bersama perusahaan.
Apa yang perlu disiapkan untuk konsultasi awal?
Siapkan jumlah kendaraan dan sopir, lokasi pool, jam operasional, pola permintaan perjalanan, kebijakan persetujuan, kendala saat ini, serta kebutuhan laporan dan sistem.
